Änderungen an Dokumenten nachverfolgen und wiederherstellen – Die Versionierung in Office 365: SharePoint und Teams

Die wohl bekannteste Möglichkeit, Dokumente wiederherzustellen, die versehentlich geändert wurden, ist die in SharePoint Online standardmäßig aktivierte Versionierung.


Was passiert bei der Versionierung?

Jedes mal, wenn Sie ein Dokument ändern, erstellt SharePoint automatisch eine neue Version im Hintergrund. Auf diese Versionshistorie können Sie jederzeit zugreifen und Ihre Änderungen Rückgängig machen. 

Welche Auswirkungen hat das auf Ihre Arbeitsweise?

Aus unserer Sicht ein paar ganz wesentliche, die Ihnen Ihr Leben leichter machten können.

  • Es ist nicht mehr notwendig, die so "beliebten" Kopien von Dokumenten mit Versionsummern manuell zu erstellen, wie z.B. "Vertrag_v1", "Vertrag_v2", "Vertrag_final". Diese Arte der Versionierung führt nur zu einem Vielfachen an Dateien in Ihren Bibliotheken, als Sie eigentlich benötigen. M man verliert schnell den Überblick und es besteht auch das hohe Risiko, dass an verschiedenen Versionen gearbeitet wird und Sie später manuell Dokumente zusammenführen müssen..
  • Wenn Sie einen Link auf das Dokument mit der Bitte um Feedback an Kollegen/innen senden, ist mit der Versionierung sichergestellt, dass jeder jederzeit auf das aktuellste Dokument zugreift. Sie erhalten also sofort ein konsolidiertes Feedback! Übrigens unterstützt SharePoint sogar das gleichzeitige Bearbeiten der Office-Dokumente!

Wie greifen wir auf die Versionen zu?

Es gibt hier zwei grundsätzliche Möglichkeiten: Über die SharePoint Benutzeroberfläche im Browser, oder über die Office Apps.

Zugriff auf Versionen im Browser

  • Markieren Sie das Dokument in der Bibliothek
  • Suchen Sie den Befehl "Version History", der sich ggf. hinter den drei Punkten versteckt und wählen Sie ihn aus

Sie sehen nun eine Liste aller Versionen mit der Information, wer das Dokument wann geändert hat.

  • Ein Klick auf den Link öffnet die jeweilige Version.
  • Sie können über das kleine Menü neben jeder Version alte Versionen wiederherstellen (1) oder löschen (2).

Zugriff auf Versionen in den Office Apps - am Beispiel Microsoft Word

In der aktuellsten Version von Office 365 ProPlus gibt es zwei Möglichkeiten.

Klicken Sie in der Titelleiste auf den Namen des Dokuments (1) und dann auf "Versionsverlauf" (2).

Oder gehen Sie über "Datei" in den Backstage-Bereich und wählen dann  "Versionsverlauf".

Nun wird der schon aus dem Browser bekannt Versionsverlauf dargestellt. Sie können vorhergehende Versionen direkt öffnen.

Alte Versionen lassen sich nur schreibgeschützt öffnen. Die Titelleiste zeigt Informationen, um welche Version es sich handelt und wann diese erstellt wurde.

Zwei weitere spannende Möglichkeiten mit Versionen in Word sind:

  • "Vergleichen" (1). Dies ruft die aus Word bekannte Vergleichs- bzw. Überarbeitendarstellung auf. Sie können so genau sehen, was an dem Dokument zwischen dieser und der aktuellsten Version geändert wurde.
  • "Wiederherstellen" - es handelt sich um die gleiche Funktion wie bereits oben im Browser beschrieben.

Fazit

Die Versionierung in SharePoint ist eine der Basisfunktionalitäten, die im Grunde auch nicht wirklich neu ist. Allerdings wird aus unserer Sicht die Auswirkung auf die Arbeitsweise oft unterschätzt bzw. nicht gesehen. Aus den o.g. Gründen kann dieses Feature das tägliche Office-Leben durchaus massiv vereinfachen, wenn man seine Arbeitsweise entsprechend daran anpasst.

Ausblick

Hier beschrieben ist übrigens nur die einfache Standardversionierung. SharePoint bietet hier durchaus noch tiefergehende Funktionen mit sog. Entwürfen und Hauptversionen, über die man sogar einfache Publizierungsprozesse, z.B. die Qualitätssicherung bei Handbüchern effizient gestalten kann. Dies folgt in einem weiteren Artikel demnächst - oder Sie sprechen uns bei Interesse einfach an!

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